Indiening van uw facturen

U kunt uw facturen/creditnota's digitaal indienen, hetzij in een elektronisch formaat, hetzij als pdf-bestand per e-mail. Voor zover dit wettelijk nog is toegestaan, aanvaarden wij ook facturen op papier. Een digitaal ingediende factuur/creditnota mag in geen geval nogmaals op papier worden ingediend.

Elektronisch formaat via het Peppol-netwerk

Momenteel kunnen facturen via het Peppol-netwerk worden ingediend bij de volgende SWIETELSKY-ondernemingen:

Onderneming: Swietelsky Rail Benelux B.V.
Land van vestiging: Netherlands
BTW nr: BE0848581734
Peppol-ID: 9925:BE0848581734

De volgende elektronische formaten worden ondersteund/aanvaard:

• Peppol BIS Billing: Versie 3.0 of hoger
• SI-UBL: Versie 2.0 of hoger
• NLCIUS: Nederlandse nationale standaard

 Heeft u vragen? Neem dan per e-mail contact met ons op via finanzprozesse@swietelsky.at.

Elektronisch formaat per e-mail

U kunt uw facturen in een elektronisch formaat per e-mail aan ons versturen via invoice@swietelsky.nl.

De volgende elektronische formaten worden ondersteund/aanvaard:

• Peppol BIS Billing: Versie 3.0 of hoger
• SI-UBL: Versie 2.0 of hoger
• XRechnung: UBL 2.0 of hoger
• ZUGFeRD: Versie 2.0.1 of hoger
• ebInterface: Versie 5.0 of later

Voor de verwerking gelden de volgende verplichte voorwaarden:

• Per e-mail mag slechts één bijlage worden meegestuurd;
• Indien tegelijkertijd documenten ter onderbouwing van de factuur worden ingediend, zoals hoeveelheidsberekeningen, prijsomrekeningen, voor akkoord getekende pakbonnen of urenstaten, moeten deze in het elektronische formaat zijn opgenomen. Deze onderbouwende documenten kunnen ook rechtstreeks aan uw contactpersoon worden gestuurd.

 Hebt u vragen? Neem dan per e-mail contact met ons op via invoice@swietelsky.nl. 

PDF bestand via email

U kunt uw facturen als pdf-bestand per e-mail aan ons versturen via invoice@swietelsky.nl. 

Voor de verwerking gelden de volgende verplichte voorwaarden:

• De factuur of creditnota moet als pdf-bestand aan de e-mail worden toegevoegd. Het bestand mag niet versleuteld of met een wachtwoord beveiligd zijn en mag niet zijn gecomprimeerd, bijvoorbeeld als ZIP- of RAR-bestand.
• Het pdf-bestand moet een digitaal gegenereerde afdruk zijn. Het document op papier afdrukken en vervolgens scannen leidt tot kwaliteitsverlies, waardoor de elektronische verwerking kan worden verstoord.
• Per e-mail mag slechts één bijlage worden meegestuurd. Indien tegelijkertijd documenten ter onderbouwing van de factuur worden ingediend, zoals hoeveelheidsberekeningen, prijsomrekeningen, voor akkoord getekende pakbonnen of urenstaten, moeten deze in hetzelfde pdf-document zijn opgenomen. De factuur of creditnota moet daarbij het eerste document in de pdf zijn.

Indiening per post op papier

Wij ontvangen uw facturen bij voorkeur in digitale vorm. Wenst u uw factuur/creditnota toch op papier in te dienen, dan ontvangt u van de inkoper/contactpersoon de betreffende factuur- en verzendadressen.

Referentiecode op elke factuur

Een referentiecode – het toewijzingsnummer van het bouwproject en/of de inkooporder – is op elke afzonderlijke factuur/creditnota verplicht om deze te kunnen verwerken. Facturen/creditnota's zonder referentiecode worden zonder uitzondering afgewezen.

De referentiecode moet aan een van de volgende formaten voldoen:

• „RC-“ + een alfanumeriek referentienummer van 10 tekens, bijvoorbeeld RC-X00101MC01
• „RC-“ + een numeriek referentienummer van 8 cijfers, bijvoorbeeld RC-10011234 or RC-91234567
• Tot en met 30 april 2027 blijft daarnaast het volgende formaat in gebruik: “RC-KST-XX-123-12345678”, bijvoorbeeld RC-KST-AT-101-12345678

Voor de verwerking gelden de volgende verplichte voorwaarden:

• De referentiecode moet exact in het voorgeschreven formaat op de factuur zijn vermeld.
• De code moet beginnen met „RC-”, mag geen spaties bevatten en moet in hoofdletters zijn geschreven.
• De code moet machinaal en op één regel zijn afgedrukt en mag niet vet of cursief zijn weergegeven.
• Per factuur mag slechts één referentiecode worden vermeld.

Is de referentiecode niet met de inkooporder of in de overeenkomst aan u verstrekt, neem dan vóór het opstellen van de factuur contact op met uw vaste contactpersoon.

Terug naar Procurement